اشاره

نیازسنجی آموزشی، فعالیتی حیاتی و مهم برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان است. آیا شما یک متخصص منابع انسانی هستید یا خیر؟ بسیار مهم است که شما در اجرای نیازسنجی آموزشی تبحر داشته باشید. این مقاله با دیدگاهی کلی به بررسی آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می پردازد و اینکه چگونه نیازسنجی در این فرایند به خوبی تناسب پیدا می کند. در ادامه نیز با دیدی عمیق، به مفاهیم اصلی و گامهایی که درگیر با انجام نیاز سنجی آموزشی است، می پردازد. پیشینه طراحی یک برنامه برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، شامل سلسله گامهایی است که می توان آنها را در پنج مرحله دسته بندی کرد:

 

نیاز سنجی،هدف های آموزشی، طراحی، اجرا، ارزشیابی.

 

به منظور کارایی و اثربخشی، همه برنامه های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند. قبل از این که آموزش واقعی اتفاق بیفتد، مدیر آموزشی باید این موضوع را مشخص کند که چه کسی، چه چیزی، چه وقتی، چه جایی، چرا و چگونه آموزش دهد. به منظور انجام این امر مدیر آموزشی باید در حد توانش اطلاعات را تجزیه و تحلیل کند.


سنجش همراه با «نیاز» است که آن را می توان از طرق مختلفی شناسایی کرد، اما به طور کلی نیاز به عنوان شکاف بین آنچه که در حال حاضر وجود دارد و آنچه که در آینده مورد نیاز است، توصیف می شود. این شکافها می تواند شامل تفاوتهایی بین، آنچه که سازمان انتظار دارداتفاق بیفتد و آنچه که اتفاق می افتد،عملکرد شغلی فعلی و مطلوب، شایستگی ها و مهارتهای موجود و مطلوب باشد.

 

نیازسنجی همچنین می تواند برای کمک به،بهبود شایستگی ها و عملکرد گروههای شغلی،موضوعات بهره وری و حل مسأله، نیاز به آمادگی و پاسخگویی به تغییرات آینده در سازمان یا وظایف شغلی به کار برده شود.

نتایج نیازسنجی به مدیر آموزشی اجازه می دهد تا اهداف آموزشی را از طریق پاسخگویی به دو سؤال خیلی اساسی شناسایی کند: چه کسی به آموزش نیاز دارد؟ چه آموزشی مورد نیاز است؟

گاهی اوقات آموزش راه حل نیست، بعضی ازشکافهای عملکردی، می تواند از طریق سایر راه حلهای مدیریتی کاهش داده شود یا حذف شود. از قبیل: انتظارات ارتباطی، فراهم کردن محیط کاری حمایتی، دسته بندی و مرتب کردن نتایج، برداشتن موانع،چک کردن تناسب شغلی.

 

بعضی مواقع نیاز سنجی انجام شده و اهداف آموزشی به طور واضح بیان شده اند، در این صورت مرحله طراحی برنامه آموزشی با توجه به گامهای زیر شروع می شود: انتخاب شخص درون یا برون سازمانی برای طراحی و توسعه آموزش، انتخاب و طراحی محتوای برنامه، انتخاب تکنیکهایی که برای سهولت یادگیری استفاده می شود (سخنرانی، ایفای نقش، شبیه سازی و غیره...)، انتخاب موضوعاتی که برای اجرای آموزش به کار می رود (کتاب، ویدئو و غیره)، شناسایی و آموزش مربیان (درصورتی که درون سازمانی باشند).

 

بعداز پایان مرحله طراحی، آموزش آماده اجراست: برنامه ریزی کلاسها، تسهیلات و افراد شرکت کننده، برنامه زمان بندی شده مربیان برای تدریس، آماده سازی مواد آموزشی و ارائه آنها در موقعیتهای زمان بندی شده، هدایت برنامه آموزشی.

آخرین مرحله برنامه آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، ارزشیابی از برنامه آموزشی به منظور تعیین اینکه آیا به اهداف آموزشی رسیده ایم یا نه می باشد. فرآیند ارزشیابی شامل تعیین عکس العمل شرکت کنندگان در برنامه آموزشی و اینکه تا چه حدی شرکت کنندگان مطالب آموزشی را فرا گرفته اند و آیا مطالب یاد گرفته شده را به محیط واقعی کار انتقال می دهند، را شامل می شود. اطلاعات جمع آوری شده از ارزشیابی برنامه های آموزشی در مراحل بعدی نیازسنجی آموزشی قابل استفاده است. نیازسنجی آموزشی، تعیین اهداف آموزشی، طراحی،اجرا و ارزشیابی، فرآیندهای مستمر و بسیار مهم برای سازمان به شمار می روند.

 

نیازسنجی در سه سطح انجام می گیرد:

تجزیه و تحلیل سازمان، تجزیه و تحلیل وظیفه، تجزیه و تحلیل فرد.

تجزیه و تحلیل سازمان اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل می کند و همچنین تعیین می کند که در کجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود.

 

تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید: تأثیرات محیطی، شرایط اقتصادی و تأثیر آن بر هزینه های عملیاتی، تغییر جغرافیایی نیروی کارو نیاز به شناخت موانع فرهنگی و زبانی، تغییر فناوری و اتوماسیون ،افزایش مکانی در بازار جهانی، روندهای سیاسی، ازقبیل آزار و اذیت جنسی و تشدید ها و تهییج های مکان کاری، اهداف سازمانی (تا چه اندازه سازمان در رسیدن به اهدافش اثربخش است)، منابع در دسترس (پول، امکانات، مواد در دسترس و همچنین متخصصانی که در سازمان هستند)، جو سازمانی و حمایتی که از برنامه های آموزشی می شود حمایت مدیریت سطح بالا، علاقه مندی به همکاری در کارکنان، مسئولیت در قبال نتایج.

 

اطلاعات مورد نیاز برای هدایت و اجرای یک تجزیه و تحلیل سازمانی می تواند از منابع مختلفی به دست آید که این منابع شامل: اهداف و مأموریتهای سازمان، فلسفه وجودی و برنامه ریزی استراتژیک، جایگزینی کارمندان، برنامه ریزی های موفقیت آمیز، برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت برای نیازمندیهای پرسنلی، جایگزینی مهارتها: هم نیازهای فعلی و هم نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت، شاخصهای وضعیت سازمانی، رابطه مدیر، کارگر، نارضایتی ها، نرخ جایگزینی کارکنان، غیبت از کار، پیشنهادات، بهره وری، حوادث در کار، بیماریهای کوتاه مدت، مشاهده رفتار کارکنان، بررسی نگرشها، شکایات مشتریان؛ * تحلیل شاخص های کارایی: هزینه کارگر، هزینه مواد، کیفیت محصولات، بهینه سازی تجهیزات، نرخ تولید، هزینه های توزیع، اتلاف، وقت کشی، تأخیر در تحویل و تعمیرات، تغییرات در ابزار، تکنولوژی و اتوماسیون، گزارش سالانه، برنامه هایی برای سازماندهی مجدد یا تجدید ساختار شغل، استثنائات مالی، سیستم های پاداش، سیستمهای برنامه ریزی، سیستمهای کنترل و تفویض اختیار، نگرشهای کارکنان و رضایت آنها. تجزیه و تحلیل وظیفه، اطلاعاتی را در ارتباط با یک شغل یا گروهی از مشاغل و دانش، مهارتها، نگرشها و توانایی های مورد نیاز برای دستیابی به عملکرد بهینه را ایجاب می کند.

 

منابع زیادی برای جمع آوری اطلاعات به منظور تجزیه و تحلیل وظیفه وجود دارد: شرح شغل، فعالیتهایی که انجام یک شغل و شرایطی که این فعالیتها تحت آن انجام می شود را دربرمی گیرد. اگر شرح شغل جدیدی وجود ندارد یا شرح شغل قدیمی می باشد بایستی فردی آماده شود تا تکنیکهای تجزیه و تحلیل شغل را به کار ببرد. تجزیه و تحلیل شغل شامل دانش، مهارتها، نگرشها و توانایی های مورد نیاز خود می باشد. استانداردهای عملکرد و استانداردهایی که به وسیله آن قضاوت می شود. این استانداردها به منظور شناسایی تفاوتهای عملکردی مورد نیاز است. مشاهده شغل، نمونه کار، انجام شغل، پرسشنامه مربوط به شغل اهمیت زمانی که برای انجام شغل سپری می شود، بازنگری پیشینه درباره شغل از طریق شرکتهای دیگر یا بازنگری ژورنال های تخصصی، پرسیدن سؤالاتی در ارتباط با شغل از سرپرستان، از مدیران سطح عالی، تجزیه و تحلیل مسایل عملیاتی، تأخیر در تحویل، کنترل کیفیت. تجزیه و تحلیل فردی، تحلیل می کند که یک کارمند یا کارگر خاص چگونه کارش را انجام می دهد و تعیین می کند کدام کارمند یا کارگر خاص به آموزش نیاز دارد و چه نوع آموزشی؟ منابع اطلاعاتی موجود برای تجزیه و تحلیل فردی شامل: ارزشیابی بهبود عملکرد، مشکلات عملکردی تأخیر، تصادفات، اتلاف، کنترل کیفیت، وقت کشی، تعمیر و استفاده بهینه از ابزار آلات، شکایت مشتریان، مشاهده رفتار، نمونه های کاری، مصاحبه از کارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه که نیاز دارند یاد بگیرند، پرسشنامه ها اندازه گیری شغل در ارتباط با کیفیت دانش ها و مهارتها، بررسی نگرشها، رضایت، چک لیستها یا نمودارهای پیشرفت آموزشی مربوط به مهارتهای فعلی.

 

نتایج نیازسنجی:

فرض کنید که نیازسنجی بیش از یک نیاز آموزشی را شناسایی می کند، آموزش مدیر، کار با مدیریت، اولویت بندی آموزشها بر مبنای ضرورت نیاز، درجه نیاز (چه تعداد از کارکنان نیاز به آموزش نیاز دارند) و منابع موجود. بر مبنای این اطلاعات مدیر آموزش می تواند اهداف آموزشی سازنده ای را به منظور توسعه برنامه های بهبود و بهسازی عملکرد کارکنان و مدیران ایجاد کند.

 

هر سه سطح نیازهای تحلیل شده ارتباطات درونی داشته و اطلاعات جمع آوری شده از هر سطح در اثربخشی نیاز سنجی مهم و قابل تأمل است. خلاصه هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی ملزومات عملکرد یا نیازهای یک سازمان به منظور کمک به جهت دهی منابع در بخشهایی که نیاز بیشتری وجوددارد می باشد، یعنی نیازهایی مد نظر هستند که ارتباط نزدیکی با رضایت بخشی اهداف و فعالیتهای سازمانی دارند و باعث بهبود بهره وری و تولید کالاها و خدمات با کیفیت می شوند. نیازسنجی اولین گام در اجرای برنامه های آموزشی بهبود و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می باشد و از یافته های آن برای تعیین اهداف آموزشی، انتخاب و طراحی برنامه های آموزشی، اجرای برنامه ها و ارزشیابی از آنچه که آموزش به وجود آورده است استفاده می شود. این فرآیندها یک سیکل پیوسته ای را به وجود می آورند که همواره با نیازسنجی آموزشی آغاز می شود.

 

نویسنده:

حسین جلیلیان



تاريخ : پنجشنبه ٥ دی ۱۳۸٧ | ٢:٠٧ ‎ب.ظ | نویسنده : سیدمحمدرضا موسوی زاهد | نظرات ()